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第一条 为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中华人民共和国国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，结合我院的实际，制订本实施条例。
第二条 中央美术学院行政公文（以下简称“公文”），是学院行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对单位公文处理工作的领导、监督和检查。
第七条 学院办公室是公文处理的管理机构，主管学院行政管理机关的公文处理工作并指导全院行政单位的公文处理工作。
第八条 学院机关行政处室、各分院、系、各直属及附属单位应当有专（兼）职人员负责公文处理工作。
第九条 我院行政公文的种类主要有：
（一）决定：适用于对学院重要事项或重大行政行为做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项；
（二）通告：适用于公布全院各有关方面应当遵守或周知的事项；
（三）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员；
（四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；
（五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；
（六）请示：适用于向上级机关请示、批准；
（七）批复：适用于答复下级单位的请示事项；
（八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；
（九）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；
（十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第十条 公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位等部分组成。
（一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。以学院名义印发的公文，使用“中央美术学院文件”红色公文首页。其余单位不得使用“××××文件”的红色公文首页。
（二）发文字号由单位代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号。以学院名义印发的公文，由学院办公室负责统一编号。
（三）请示、报告等上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。以学院名义下发全院的公文，主送单位的统称为：院各分院、系、处、室、馆、附中、各附属单位。
（六）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（七）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。
（八）成文日期以负责人签发的日期为准。
（九）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十一）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
第十一条 公文中各组成部分的标识规划，参照国家质量监督局1999年12月27日修订并发布的《国家行政机关公文格式》执行。
第十二条 公文用纸采用国际标准A4型（210毫米×297毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第十三条 学院所属单位一般不得越级向学院或上级部门请示和报告，需向学院或上级部门请示和报告工作的，拟稿单位应填写《中央美术学院公文签报单》（见附件1），原件送交学院办公室办理。
第十四条 学院各职能部门依据部门职权可以相互行文和向学院下属单位的相关业务部门行文；除以函形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级单位正式行文。
学院各职能部门、各下属单位一般不得对外正式行文。
第十五条 属于学院下属单位职权范围内的事务，应当由学院下属行政单位自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经学院审批的事项，经学院同意也可以由下属单位行文，文中应当注明经学院同意。
第十六条 属于学院主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送学院主管部门处理。
第十七条 学院各职能部门、各下属单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学院将责令纠正或撤销。
第十八条 向下级部门或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。
第十九条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，不要同时多头报送，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
第二十条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十一条 受双重领导的单位向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关受双重领导的下级部门行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十二条 发文办理以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。
以中央美术学院名义印发的公文制作流转程序主要包括：主办单位拟稿、主办单位一校、学院办公室登记审核、学院领导审批签发、学院办公室二校、加盖印章、拟稿单位分发等。
第二十三条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧密程度。“特急件”应提前一个工作日、“急件”应提前二个工作日送达学院办公室。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十四条 草拟以中央美术学院名义印发的公文，拟稿单位应按要求填写《中央美术学院发文稿纸》（见附件2）相关内容，连同按公文规范格式打印的文稿及其电子版文件一并送学院办公室，由学院办公室按程序办理。
第二十五条 拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧的，主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，由学院办公室组织有关单位会签。
第二十六条 学院各职能部门、各下属单位拟制的以中央美术学院名义印发的公文送院领导签发前，由学院办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施细则和有关规定等。
第二十七条 各职能部门以本单位名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十八条 公文正式印制前，文秘部门及有关人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第二十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十条 收到下级单位上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签。
第三十一条 经审核，对符合本实施细则的公文，文秘部门应当及时送办公室负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本实施细则的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。
第三十三条 收到上级机关下发或交办的公文以及院外单位发来的公文，由学院办公室提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十四条 公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第三十五条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十六条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第三十七条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
第三十八条 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十九条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。
第四十条 本单位负责人兼任其他职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第四十一条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学院档案室移交。
第四十二条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第四十三条 公文由学院办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十四条 全院各职能部门应当建立健全本部门公文处理的有关制度。
第四十五条 公开发布行政公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第四十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十八条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。公文的保密按有关规定办理。
第四十九条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学院档案室。
工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十条 公文处理中涉及电子文件的有关规定将按照上级颁布的相关法规另行制定。
第五十一条 各单位的办公室或主管领导对上级部门和本单位发出公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第五十二条 本实施细则自2004年4月1日起施行。学院过去印发和施行的有关公文处理的各种文件同时废止。
第五十三条 本办法由学院办公室负责解释。
附件：1．中央美术学院公文签报单
2．中央美术学院发文稿纸
3．中央美术学院收发公文流程图
附件1：
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××××××××××××××××××
×××××××的请示（黑体 小二号）
×××××××:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（仿宋体 四号）
附件：1. ××××××××（仿宋体 四号）
2. ××××××××（仿宋体 四号）
二〇××年×月×日（仿宋体 四号）
（联系人：×××， 联系电话：×××××××××）（仿宋体 四号）
附件2：
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中 央 美 术 学 院 发 文 稿 纸 |
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[200 ] 号 |
缓急 |
密级 |
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签发 |
会签 |
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主送 |
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抄送 |
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拟稿单位 |
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核稿人 |
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拟稿单位负责人意见 |
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院办秘书核稿 |
院办负责人核稿 |
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附件 |
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主题词 |
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标题 |
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(正文附后) |
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注：凡起草以“中央美术学院”名义发出的公文，均填写此发文稿纸 |
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附件3：
中央美术学院收发公文流程图
1．拟以学院名义对学院各部门或外单位行文：
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说明：此流程图适用于：
①各部门拟以学院名义向教育部、市教委、教工委及其他外单位行文；
②以学院名义向院内各部门发文，如规章制度、会议纪要、人事任免等。
2．院内公文运转流程图：
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说明：此流程图适用于院内各部门报送院领导的请示、报告等文种。