第一条 为了加强学院行政印章和院长签字章的管理，促进学院行政印章和院长签字章管理工作的规范化、制度化，根据国家、学院有关规定和文件精神，特制定此规定。
第二条 刻制印章的审批程序
（一）学院新成立单位或单位名称更改刻制印章，由用印单位提出刻章申请，经学院办公室主任审批，由学院办公室专人办理有关刻章手续；
（二）各学院发文成立的下属单位需刻制印章，由用印单位提出刻章申请，院一级领导审核签字，由学院办公室专人办理有关刻章手续；
（三）经国家部委批准的机构或挂靠管理机构，如实验室、中心、研究所等，需刻制印章，由用印单位提出刻章申请并附上有关部委批文的复印件，经学院办公室主任审核，主管院领导审批后，由学院办公室专人办理有关刻章手续；
（四）单位印章破损需要重新刻制，由用章单位提出申请，经学院办公室主任审批后，由学院办公室专人办理有关刻章手续；
（五）科级单位一般不刻制印章。如因工作需要须刻制印章的，由用章单位提出申请，经上级主管部门审核，学院办公室主任审批后，由学院办公室专人办理有关刻章手续。
第三条 启用新印章
新印章刻制好，首先必须在学院办公室留下印模备案，之后方可使用。新印章启用旧印章作废，旧印章交学院办公室档案室，并统一由学院档案室归档。
第四条 印章的模式、尺寸
（一）学院及其所属职能机构的印章一律为圆型。
（二）学院行政院印的直径为四点五厘米，自左而右环行刊学院名称，中心部刊五角星。
（三）学院内处一级单位的印章直径为四厘米，上部自左而右环行刊学院名称，中心部刊五角星，下部自左而右横向排列刊学院、处级单位名称。
（四）科一级单位的印章直径为三点八厘米，上部自左而右环行刊学院和处级单位名称，中心部刊五角星，下部自左而右横向排列刊科级单位。
（五）印章印文使用宋体汉字和国务院公布的简化字。印章所刊名称，应为本单位的法定名称。印章所刊名称字数过多难以刻印时，可以适当采用规定的简称。
第五条 印章的保管
（一）学院行政印章必须指定专人负责保管和使用；
（二）印章不得随意乱放，不得借用；
（三）有特殊原因需要携出单位以外使用，必须由学院办公室专人携章办理；
（四）注意印章的保养，要及时清洗，以确保印文字迹清晰。
第六条 印章的使用要求
（一）必须严格遵守有关审批手续；
（二）用印要有详细的登记制度；
（三）要规范用印，即“印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日”，印迹清晰、端正。
第七条 公文类
（一）以学院署名的请示、报告、文件，由主办单位拟稿、有关单位会签、学院办公室主任核稿、院领导审签、登记编文号、打印后方可加盖学院公章。公文底稿由学院办公室统一归档。
（二）以学院名义签订的合同、协议，金额在20万元以上的，由主管单位负责人签字、送院领导审定方可加盖学院公章。加盖公章的合同、协议留一份归档。
（三）科研申请表、技术合同书、鉴定证书等，由有关职能部门负责人签字或领导审签，方可加盖学院公章。
（四）开设银行帐号及一切财务业务，经由财务处负责人签字或院领导审签，方可加盖学院公章。
（五）基建工程造价、结算表经由基建处负责人和审计处负责人签字，方可加盖学院公章。
（六）学院及各部门定期或不定期报表，由部门负责人签发或院领导签字，方可加盖学院公章。
（七）向外刊登广告，由系、处开具证明并由负责人签字，原稿送有关部门审核、主管院长审批，方可加盖学院公章。
（八）捐赠物资免税及报关申请表、订购进口设备申报等，须由主管院领导签名，方可加盖学院公章。
（九）带出海关的院级文件、书籍、科研物品等，由携带单位提出申请，说明情况，文件类由主管院领导审核签字，书籍、科研物品由科研办出具负责人签字、学院办公室主任审签，方可加盖学院公章。
（十）使用法人证书、法人代码证、法人授权委托证明书、由使用单位提出申请，说明用途，主管院领导审批签字，方可加盖学院公章。
（十一）涉外公函、外文信件、公费出国审批由国际合作交流处负责人签字，院领导审签，国际合作交流处专人到学院办公室加盖学院公章。
（十二）机动车辆年审、减免公路使用税，须持有机动车辆车牌证及单位证明，方可加盖学院公章。
（十三）开具对外行政介绍信，教职工、学生对外联系、社会调查、查阅资料，须持所在专业学院、实体系、处、室单位公章的证明到学院办公室转办学院介绍信。
（十四）一律不开空白介绍信。
（十五）其他特殊情况，经院领导或学院办公室主任签字，方可加盖学院公章。
第八条 证书、聘书类
（一）毕业证、学位证、结业证经教务处审核，由专人持教务处负责人签字并加盖公章的名册，到学院办公室加盖学院公章、院长签字章；
（二）各院、系开办的短训班的证书，不盖学院公章或院长签字章；
（三）各类奖励证书、奖状须附有有关部门核准、院级领导签发的文件及名册，方可加盖学院公章；
（四）荣誉、客座、兼职教授的聘书，须附有院领导签批的公文，方可加盖学院公章。
第九条 证件类
（一）学生证（包括补发、换发学生证）凭教务处开具的人数证明，到学院办公室加盖学院公章；
（二）教职工的工作证、退休证，由人事处专人到学院办公室加盖学院公章；
（三）职称资格证凭人事处加盖公章的证明，到学院办公室加盖学院公章。
第十条 本规定自公布之日起实行。