本规定中涉密文件是指学校（党委）办公室通过机要交换渠道接收的标有密级，包括“绝密”、“机密”、“秘密”的文件。据发文单位不同可分为：中央文件（包括中发、中办发、厅字、中办通报、中办发电等）；北京市文件（包括京发、京办法、京委、京办通报、京政发、京政办法、内部情况通报等）；教育部、北京市教育委员会、北京市教育工作委员会、北京市国家保密局及其他上级单位下发的密级文件。
目前，学校主要通过两种方式接收涉密文件。一是通过机要交换渠道接收纸质涉密文件，二是通过北京市电子政务内网（2015年7月正式启用）接收电子涉密文件。
1.涉密文件由学校办公室保密干部专人管理，负责文件的签收、拆封、登记、传阅、保存等管理工作。严格履行签收手续，及时拆封，检查文件袋，清点文件份数及份号，核对文件有无错投等。
2.登记。了解文件内容，将文件日期、文号、份号、份数、文件标题、密级、发文单位、发放范围等内容逐一进行登记。
3.涉密文件须在指定房间专柜存放，由专人保管。任何人不得未经允许私自查阅、使用文件。
4.任何人不得将涉密文件(包括复制品)携带出学校。会议所发涉密文件(包括复制品)，会后即退回学校办公室保管或销毁。确因工作需要留存，须履行借阅手续（详见“文件的借阅”部分）。
二、文件使用
（一）文件阅读范围
1.地师级文件：党委书记、校长。
2.县团级文件：校党政领导班子及副处级以上领导。
3.内部文件：仅限于学校内部工作人员阅读，不可外传。
（二）文件的送阅和传阅
1. 学校办公室专人负责及时填写文件传阅单，送办公室主任审阅，校领导签批。送阅做到及时有效，不得延误、不得漏传。
2. 文件送、取均须进行登记。时刻掌握文件传阅速度和文件去向。取回领导阅后的文件要当面清点。
3.领导批示的文件要及时落实。根据文件内容及校领导的批示，在文件规定的传阅范围内传达至相关职能部门负责人。
4.职能部门负责人原则上应在学校办公室阅读文件并做阅文登记。如确有需要，可带回本部门阅读，学校办公室应提醒其注意传阅范围并督促及时返还文件，同时做好文件借出、收回登记手续（详见“文件的借阅”部分）。
5. 收到急件应立即送办公室主任及主管校领导签批。
（三）文件的借阅
职能部门因工作需要借阅涉密文件须向学校办公室提出申请，到学校办公室填写《中央美术学院涉密文件借阅登记表》（见附件），经办公室主任批准后方可借阅。借阅期间职能部门须严格遵守涉密文件管理规定，不得涂写、损坏文件，阅后应及时返还文件并登记。
（四）文件的复制、转发、汇编
1. “绝密”级文件未经原发文单位的批准不得复印。
2.“机密”、“秘密”级文件，一般情况下不得复印。确因工作需要复印时，须经学校主管领导批准。在学校办公室复印。复印后的文件视同原件遵守涉密文件管理规定。
3.涉密文件不能转发、汇编，确有工作需要的，须经发文单位或者其上级单位批准。
三、文件清退销毁
1.学校办公室须严格按照市委机要交通处发放的《文件清退表》和相关规定核对、清退文件。
2.按上级要求无需清退的文件，由学校办公室集中整理造册后到保密局指定造纸厂，并实行专人压送监督销毁。因工作需要留存的文件执行此规定做好文件管理工作。
学校办公室
2016年11月5日
附件： 中央美术学院涉密文件借阅登记表
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序号 |
文件名称 |
文号 |
文件编号 |
数量 |
借阅人 |
借阅日期 |
审批人 |
归还日期 |
归还人 |
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1 |
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2 |
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